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經濟論文

談社會保險檔案管理

時間:2020年05月16日 所屬分類:經濟論文 點擊次數:

摘要:新時期社會保險檔案管理面臨著嚴峻的挑戰,要強化檔案管理,建立檔案管理網絡和綜合檔案室,提高檔案管理水平,實現數字檔案。 關鍵詞:社會保險;檔案;管理 隨著社會保險的覆蓋面迅速擴大,社會保險檔案管理面臨著嚴峻的挑戰,做好社會保險檔案管理的

  摘要:新時期社會保險檔案管理面臨著嚴峻的挑戰,要強化檔案管理,建立檔案管理網絡和綜合檔案室,提高檔案管理水平,實現數字檔案。

  關鍵詞:社會保險;檔案;管理

社會保險管理

  隨著社會保險的覆蓋面迅速擴大,社會保險檔案管理面臨著嚴峻的挑戰,做好社會保險檔案管理的根本點是加強管理。提高新時期社會保險檔案管理水平,加強數字檔案開發,是做好新時期社會保險檔案管理主要途徑策略。

  一、社會保險檔案管理現狀分析

  (一)社會保險機構實施改革

  近幾年來,國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃,早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”。從2010年7月1日起,流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日,人保部就《社會保險費申報繳納管理規定(草案)》征求意見。根據草案,企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項,新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。

  (二)社會保險檔案管理的部門較多

  我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是:社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案;民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金;商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦,政出多門,業務交叉,資源浪費,政令難以統一的局面。由于管理機構分散、不集中,使人們在利用公民個人社保檔案時,存在著許多不便。例如,我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況,需要到幾個不同的管理機構去了解,這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便;而且這種分散的管理,使整個社會保障體系出現了許多漏洞,于是就出現了一些奇怪的現象:如“涉保”人死亡以后,其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結,仍有人代領保險金。

  (三)社會保險工作效率和范圍需要擴大

  社會保險覆蓋范圍不斷擴大,經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業務的接受,熱切期待社會保險經辦業務網際申報模式的實現,而傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求,因而我們應從社會保險事業發展的戰略高度認知社會保險檔案管理問題,再繼續討論介質原始性問題顯然已是過去時了。現今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。

  二、強化社會保險檔案管理

  (一)加強社會保險檔案管理工作

  由于社會保險檔案管理工作起步晚,人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面,強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面,忽視了社會保險檔案管理,使社會保險檔案管理工作處于無序狀態,其作用無法得到充分發揮。根據新時期社會保險檔案的特點和需要,制定發展計劃和策略,把社保檔案納入整個社保工作中,統一規劃統一部署,做到三納入三部署:一將人員納入統一管理,二將經費納入統一管理,三工作納入統一考核;一將檔案工作與社保工作統一部署,二部署檔案工作與社保工作同步進行,三部署檔案人員定期參加培訓學習。

  (二)健全社會保險檔案管理體制

  目前社會保險部門檔案機構不健全,沒有專職或兼職人員管理檔案,嚴重影響社會保險檔案的工作。為了強化檔案管理,提高管理水平,要建立檔案管理網絡,建立領導、各科室負責人和檔案員的組織體系,使檔案工作有人抓、有人負責、有人干的架構;設置專職檔案員,負責指導監督各科室檔案工作,并接受整理交接的檔案,建立利用檔案中心。

  (三)規范檔案標準

  目前社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準,造成歸檔范圍不明確,社會保險文件材料收集不齊全,檔案管理方法不健全等現象時有發生,嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化,嚴重影響社會保險檔案的質量。檔案工作是一項長期工程,要做好檔案工作,就要根據上級檔案和保險部門關于檔案工作的要求,結合保險工作實際,指導檔案工作標準和規范,一是制定檔案分類方案,使檔案整理分類有目可循;二是制定檔案歸檔范圍和不歸檔范圍,使檔案人員收集有方;三是制定檔案保管期限表,是檔案員掌握檔案的價值。

  根據不同檔案的類型進行分類管理,方便查找、儲存,可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案,確定不同的歸檔整理方法。首先,確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律,保持文件之間的有機聯系,按社保檔案不同價值性質分類,以便于保管和利用。其次,確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型,確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后,根據社會保險檔案的保存價值確定保管期限。

  (四)提高社會保險檔案保管條件

  由于場地限制和經費不足等問題的困擾,社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程,大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案,歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房,只能存放在潮濕的房間里,致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難,也給日常經辦工作帶來許多不便。根據檔案九防的要求,要建立綜合檔案室,有專門的檔案庫房,設有專門的檔案櫥,配有防火、防盜、防潮、防蟲等設備。

  三、社會保險檔案管理水平

  (一)將紙質檔案轉換成數字檔案存檔

  社會保險經辦機構出于業務辦理需要,會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明,各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料,是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便,但是將這些材料進行電腦掃描儲存,就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要,可靈活運用,如目錄數據適宜采用文本錄人;全文數據則可以采用圖像掃描錄入;而一些當前常用的數據可制作成光盤。只有完成以上的工作才能實現網上瀏覽原件和查找檔案,實現資源共享,達到管理檔案的目的。

  (二)建立統籌的社保管理系統

  建立統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導,以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托,樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動,對每個勞動者按號碼設立檔案卡,并用計算機儲存,記錄公民個人歷年的工資收入情況。對每個勞動者的情況進行追蹤記錄;并建立統一的網絡查詢接口,允許公民定期查詢,同時也可替他們預測,比如退休時可拿到多少養老金,以提高工作的透明度。

  (三)設立統一管理下設分支機構

  建立社保檔案管理中心,結束社保檔案管理分散問題,實行高度統一的管理,改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面,使其成為統一管理全國社保檔案的領導和決策機構,負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、重大決策和有關法規、規章制度,參與制定社保檔案的管理標準和規范。

  (四)統一公民社保檔案管理號碼,可供查詢

  實行對每個公民發放社會保障號碼的制度,讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統一起來,從發放的號碼上就可以反映出從什么時候起、在什么地方發的,便于記錄公民的工資收入和保障費的繳納情況,同時便于投保者本人的查詢。

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